1. Primera comunicación escrita
El primer contacto debe permitir conocer quién consulta, su posición contractual, qué ha ocurrido y qué fecha no debe dejarse pasar. No es necesario enviar todavía todo el expediente ni documentación especialmente sensible.
Indica qué función desempeñas y quién es la otra parte: no se revisa del mismo modo una reclamación del agente que la defensa del empresario o la salida de un distribuidor.
Explica si has recibido la terminación, quieres comunicarla o ya existe una reclamación o procedimiento. Ese momento determina qué actuaciones pueden prepararse todavía.
Señala cuándo recibiste la comunicación, desde qué fecha pretende terminar el contrato y qué vencimientos conoces. Las fechas de envío, recepción y efectos pueden ser distintas.
Explica qué necesitas decidir: contestar una carta, preparar la salida, negociar, reclamar o defenderte. Así puede delimitarse un encargo proporcionado a la necesidad actual.
2. Valoración inicial del asunto y de sus plazos
Antes de aceptar un asunto se comprueba la materia, la posible existencia de conflicto de intereses, la urgencia, la jurisdicción y si la documentación disponible permite una primera revisión útil. Una fecha próxima puede exigir preservar prueba o adoptar una decisión antes de cuantificar el fondo.
3. Delimitación del alcance
No todos los asuntos requieren el mismo trabajo. Puede ser suficiente una revisión inicial del contrato y de la carta; otros exigen reconstruir la relación, auditar clientes, analizar contabilidad, preparar una negociación o diseñar la defensa procesal.
La revisión jurídica comienza por el contrato, la causa y las fechas de terminación. Permite identificar las acciones posibles, sus plazos y los documentos que todavía faltan para valorarlas.
La revisión económica separa comisiones, clientela, inversiones, existencias y daños. Cada partida necesita una base propia y debe comprobarse que no remunere dos veces la misma pérdida.
El trabajo extrajudicial puede comprender un requerimiento, su respuesta, una negociación o un acuerdo. La propuesta debe concretar qué actuación se prepara y cómo se documentará.
Una fase procesal puede incluir demanda, defensa, reconvención y prueba. Las medidas cautelares, los recursos y la ejecución deben identificarse expresamente para saber si están incluidos o requieren otra propuesta.
4. Propuesta escrita
Cuando el asunto encaja, la propuesta identifica la fase de trabajo, las actuaciones incluidas, la documentación necesaria, los honorarios, los impuestos y aquello que queda fuera. También señala si procurador, perito, economista, notario, desplazamientos, caución, recursos o ejecución requieren presupuesto separado.
El trabajo comienza cuando el despacho ha confirmado que puede asumir el asunto, se acepta la propuesta y se cumplen las condiciones acordadas.
5. Análisis y estrategia
La estrategia se construye en este orden: calificación de la relación, contrato, cronología, comunicaciones, cifras, prueba, plazos y objetivo. El resultado puede ser responder, preservar documentación, negociar, preparar una salida, reclamar o defenderse.
- Calificar. Agencia, distribución, suministro, comisión, franquicia o posible relación laboral.
- Reconstruir. Duración, modificaciones, incumplimientos, carta y fecha de efectos.
- Cuantificar. Separar cada partida y evitar que la misma pérdida se reclame dos veces.
- Decidir. Elegir la actuación proporcionada a la prueba, la urgencia y la relación coste-beneficio.
6. Comunicación durante el encargo
Las decisiones relevantes se explican con sus alternativas, riesgos y documentos de soporte. El cliente conserva la decisión final informada. La actuación jurídica no incluye promesas de resultado y puede requerir ajustes si aparecen hechos, documentos o plazos que no se conocían al presupuestar.
Dirección jurídica: Álvaro Parra Navarro. Alcance y actualización de esta guía. La información general debe contrastarse con el contrato y los documentos del asunto.